Интерактивная памятка

Формирование отчетности и закрывающих документов

Основные пункты, на которые стоит обращать внимание для оперативного согласования документов, необходимых для закрытия и оплаты работы.

Основные шаги Почта для связи
5число: дедлайн заполнения реестра
21число: период согласования работ
3рабочих дня: подготовка документов

Порядок согласования

  1. 1 Заполнить документ «реестр проектов»
    Подрядчик
    05 Не позднее 5-го числа каждого месяца
  2. 2 Отправить уведомление о готовности реестра для проверки на fin.outsource@agima.ru
    Подрядчик
    05 Не позднее 5-го числа каждого месяца
  3. 3 Согласовать документ «реестр проектов»
    AGIMA
    21 До 21-го числа каждого месяца*. За декабрь срок увеличен до конца января.
  4. 4 Подготовить и направить электронные версии закрывающих документов
    Подрядчик
    3д До 3 рабочих дней с даты согласования реестра AGIMA
  5. 5 Проверить и согласовать электронные версии документов
    AGIMA
    3д До 3-х рабочих дней с даты получения эл. версий документов*
  6. 6 Направить подписанные оригиналы с печатью по почте или через ЭДО и уведомить AGIMA
    Подрядчик
    2д До 2 рабочих дней с даты согласования электронных версий
  7. 7 Отправить подрядчику подписанный экземпляр оригиналов
    AGIMA
    5д В течении 5 рабочих дней после подписания документов*

*Время указано при условии корректного и своевременного выполнения предшествующего шага со стороны подрядчика.

Важно! Если у Вас возникнут какие-либо сложности с заполнением реестра или выполнением другого шага из списка ниже, можем организовать с Вами звонок для решения всех вопросов.

Реестр проектов

Реестр проектов — ежемесячный документ со всеми выполненными задачами, часами и суммами к оплате.

Закрывающие документы готовятся только после согласования реестра ответственными сотрудниками AGIMA.

Правила заполнения реестра проектов по колонкам:

ЗадачаНомер задачи из таск-трекера, например XXX-123.
ПроектНазвание проекта. Указывайте единообразно во всех строках.
Тип работТип работ из вкладки «Справочники»: fixprice, выкуп, T&M.
НазваниеНазвание задачи из таск-трекера или понятное наименование задачи.
СпециалистФамилия и имя специалиста, выполняющего задачу.
Вид работВид работ из вкладки «Справочники». Ставка подтягивается по выбранному виду работ.
СтатусТекущий статус задачи. Для выкупа специалиста статус менее критичен.
ЧасыДля fixprice: согласованная оценка по задаче. Для T&M/выкупа: фактически затраченное время.
СуммаРассчитывается автоматически: часы * ставка.
Статус согласованияЗаполняется ответственным лицом со стороны AGIMA.
ОтветственныйЗаполняется ответственным лицом со стороны AGIMA.
Компания для документовЗаполняется сотрудником AGIMA. По этой колонке выбирается юрлицо и реквизиты.

Пример заполнения реестра работ

Важно при работе с реестром

  • Нет реестра или доступа? Напишите на fin.outsource@agima.ru.
  • Заполняйте реестр вовремя. После закрытия месяца 21-го числа мы не сможем внести изменения в закрытый период, даже если в реестре обнаружатся расхождения.
  • Сообщайте о готовности. Если уведомление не получено, реестр берется в работу с более низким приоритетом.
  • Ведите реестр регулярно. Добавляйте задачи сразу после получения в работу, а в начале месяца подводите итоги за предыдущий месяц.
  • Заполняйте каждый месяц на новой вкладке. В отчетном месяце должны остаться только закрытые задачи; незавершенные задачи переносите на следующий месяц.
  • Не включайте непринятые задачи. Если задача еще на доработке или не принята ответственным сотрудником AGIMA, она переходит в следующий месяц.
  • Проверьте подтверждение работ. Достаточно явного комментария тимлида AGIMA в тикете: «работа принята — месяц — сумма».
  • Сверьте часы и суммы. Убедитесь, что данные в тикетах совпадают с суммами в реестре.
  • Назначьте ответственного. Со стороны подрядчика должен быть сотрудник, который ведет отчет и своевременно согласует его с AGIMA.
Закрывающие документы

Готовятся только после согласования реестра проектов.

Для проведения оплаты наличие оригиналов всех документов, бумажных или по ЭДО, строго обязательно.

Комплект документов

FixPrice

  • Дополнительное соглашение
  • УПД
  • Отчет-приложение к УПД
  • Счет

Выкуп/T&M

  • УПД
  • Отчет-приложение к УПД
  • Счет

Пример заполнения закрывающих документов

Как заполнить ДС

  • Дата ДС — первый рабочий день месяца или дата начала выполнения работ.
  • Номер и дата договора — укажите данные подписанного договора.
  • Наименование работ — каждый месяц предоставляется сотрудником AGIMA после согласования реестра.
  • Дата окончания работ — последний рабочий день отчетного месяца (если не согласовано иное).
  • Стоимость — итоговая сумма работ, зафиксированная в реестре после его согласования.
  • Длительность выполнения работ — итоговая сумма часов по принятым задачам.
  • Дата возникновения отношений — совпадает с датой ДС.
  • Ответственные лица — со стороны Заказчика укажите ответственного со стороны AGIMA, со стороны Исполнителя — ответственных с вашей стороны.
Шаблон ДС

Важно при работе с документами

  • Проверяйте юрлицо и реквизиты. Они указаны в реестре проектов в колонке «Компания на которую выставляем документы».
  • Сверяйте даты и периоды работ. В ДС, УПД и отчете они должны совпадать.
  • Проверяйте сумму. Во всех документах должна быть указана корректная сумма, включая сумму прописью.
  • Отправляйте документы на почту фин.отдела. Адрес для отправки: fin.outsource@agima.ru.
  • Сохраняйте цепочку писем. Документы нужно отправлять в ту же цепочку, где согласовывался реестр проектов.
Оригиналы документов
Оплата возможна только при наличии корректно оформленных оригиналов (бумажных или по ЭДО) документов.

Адрес отправки оригиналов: 107031, г. Москва, ул. Петровка, 19/4, телефон: 8 903 779 20 81, АО «АГИМА ИНТЕРАКТИВ» или ООО «АГИМА ПРОДАКШН».

Перед отправкой оригиналов пройдитесь по чек-листу.

Чеклист самопроверки

Самые частые причины задержек
  • Реестр подготовлен поздноСогласуйте внутренний регламент, чтобы не ждать дополнительных напоминаний после дедлайна.
  • Реестр не согласованНедостаточно заполнить файл: нужно пройти проверку по каждому тикету и убедиться, что работа принята.
  • Есть расхождения в суммахДополнительный бюджет должен быть зафиксирован в тикете, иначе придется искать источник расхождения.
  • Оригиналы заполнены невнимательноЧаще всего дополнительные итерации возникают из-за ошибок в реквизитах, ответственных и деталях документов.

Частые вопросы и ответы

Почему согласование реестра может продлиться до 21-го числа?

У AGIMA много контрагентов, и реестры проверяются последовательно. Срок до 21-го числа — гарантированный период, в течение которого все реестры будут разобраны.

Почему мы должны делать реестр проектов?

Реестр проектов — самый быстрый и надежный способ согласовать выполненный объем работ.

Зачем нужен документ «отчет»?

Отчет подробно описывает оказанные услуги и экономически обосновывает суммы в акте. В акте формулировки обычно общие, а в отчете фиксируются задачи, результат и стоимость оказанных услуг.

Почему AGIMA не готовит эти документы за нас?

Если бы AGIMA готовила документы за всех подрядчиков, срок подготовки занимал бы несколько месяцев.