Интерактивная памятка

Формирование отчетности и закрывающих документов

Основные пункты, на которые стоит обращать внимание для оперативного согласования документов, необходимых для закрытия и оплаты работы.

Основные шаги Почта для связи
5число: дедлайн заполнения реестра
21число: период согласования работ
3рабочих дня: подготовка документов

Порядок согласования

  1. 1 Заполнить документ «реестр проектов»
    Подрядчик
    05 Не позднее 5-го числа каждого месяца
  2. 2 Отправить уведомление о готовности реестра для проверки на fin.outsource@agima.ru
    Подрядчик
    05 Не позднее 5-го числа каждого месяца
  3. 3 Согласовать документ «реестр проектов»
    AGIMA
    21 До 21-го числа каждого месяца*. За декабрь срок увеличен до конца января.
  4. 4 Подготовить и направить электронные версии закрывающих документов
    Подрядчик
    3д До 3 рабочих дней с даты согласования реестра AGIMA
  5. 5 Проверить и согласовать электронные версии документов
    AGIMA
    3д До 3-х рабочих дней с даты получения эл. версий документов*
  6. 6 Направить подписанные оригиналы с печатью по почте или через ЭДО и уведомить AGIMA
    Подрядчик
    2д До 2 рабочих дней с даты согласования электронных версий
  7. 7 Отправить подрядчику подписанный экземпляр оригиналов
    AGIMA
    5д В течении 5 рабочих дней после подписания документов*

*Время указано при условии корректного и своевременного выполнения предшествующего шага со стороны подрядчика.

Важно! Если у Вас возникнут какие-либо сложности с заполнением реестра или выполнением другого шага из списка ниже, можем организовать с Вами звонок для решения всех вопросов.

Реестр проектов

Реестр проектов — ежемесячный документ со всеми выполненными задачами, часами и суммами к оплате.

Закрывающие документы готовятся только после согласования реестра ответственными сотрудниками AGIMA.

Правила заполнения реестра проектов по колонкам:

ЗадачаНомер задачи из таск-трекера, например XXX-123.
ПроектНазвание проекта. Указывайте единообразно во всех строках.
Тип работТип работ из вкладки «Справочники»: fixprice, выкуп, T&M.
НазваниеНазвание задачи из таск-трекера или понятное наименование задачи.
СпециалистФамилия и имя специалиста, выполняющего задачу.
Вид работВид работ из вкладки «Справочники». Ставка подтягивается по выбранному виду работ.
СтатусТекущий статус задачи. Для выкупа специалиста статус менее критичен.
ЧасыДля fixprice: согласованная оценка по задаче. Для T&M/выкупа: фактически затраченное время.
СуммаРассчитывается автоматически: часы * ставка.
Статус согласованияЗаполняется ответственным лицом со стороны AGIMA.
ОтветственныйЗаполняется ответственным лицом со стороны AGIMA.
Компания для документовЗаполняется сотрудником AGIMA. По этой колонке выбирается юрлицо и реквизиты.

Пример заполнения реестра работ

Важно при работе с реестром

  • Нет реестра или доступа? Напишите на fin.outsource@agima.ru.
  • Заполняйте реестр вовремя. После закрытия месяца 21-го числа мы не сможем внести изменения в закрытый период, даже если в реестре обнаружатся расхождения.
  • Сообщайте о готовности. Если уведомление не получено, реестр берется в работу с более низким приоритетом.
  • Ведите реестр регулярно. Добавляйте задачи сразу после получения в работу, а в начале месяца подводите итоги за предыдущий месяц.
  • Заполняйте каждый месяц на новой вкладке. В отчетном месяце должны остаться только закрытые задачи; незавершенные задачи переносите на следующий месяц.
  • Не включайте непринятые задачи. Если задача еще на доработке или не принята ответственным сотрудником AGIMA, она переходит в следующий месяц.
  • Проверьте подтверждение работ. Достаточно явного комментария тимлида AGIMA в тикете: «работа принята — месяц — сумма».
  • Сверьте часы и суммы. Убедитесь, что данные в тикетах совпадают с суммами в реестре.
Закрывающие документы

Готовятся только после согласования реестра проектов.

Для проведения оплаты наличие оригиналов всех документов, бумажных или по ЭДО, строго обязательно.

Комплект закрывающих документов

  • Договор
  • Акт

Пример заполнения закрывающих документов

Как заполнить договор

  • Номер договора — каждый месяц новый номер предоставляет сотрудник AGIMA после согласования реестра.
  • Дата договора — каждый месяц новую дату предоставляет сотрудник AGIMA после согласования реестра.
  • Ваши данные заполняются при подготовке первого договора; в дальнейшем проверяйте корректность заполненной информации.
  • Наименование работ — каждый месяц предоставляет сотрудник AGIMA после согласования реестра.
  • Таблица в п. 1.1 заполняется данными из согласованного реестра.
  • Дата окончания выполнения работ в таблице п. 1.1 — каждый месяц новую дату предоставляет сотрудник AGIMA после согласования реестра.
  • Сумма (п. 3.2) — предоставляет сотрудник AGIMA после согласования реестра.
  • Сроки оказания услуг/работ (п. 4.1.1 - п. 4.1.2) — предоставляет сотрудник AGIMA после согласования реестра.
Шаблон Договора

Важно при работе с документами

  • Сверяйте даты и периоды работ. В Договоре и Акте они должны совпадать.
  • Проверяйте сумму. Во всех документах должна быть указана корректная сумма, включая сумму прописью.
  • Отправляйте документы на почту фин.отдела. Адрес для отправки: fin.outsource@agima.ru.
  • Сохраняйте цепочку писем. Документы нужно отправлять в ту же цепочку, где согласовывался реестр проектов.
Оригиналы документов
Оплата возможна только при наличии корректно оформленных оригиналов (бумажных или по ЭДО) документов.

Обмен оригиналов возможен двумя способами

Электронный документооборот (ЭДО)

Если вы хотите обмениваться документами быстрее и без бумажных копий, можно подключить электронный документооборот. Для этого необходимо оформить электронную подпись — это аналог вашей подписи, только в электронном виде. Ее можно получить через специальные сервисы, например Контур.Сайн или Калуга Астрал. После оформления подписи мы сможем обмениваться документами онлайн.

Работа с бумажными документами

Если вы не планируете использовать электронный документооборот, документы нужно оформлять на бумаге. В этом случае вы отправляете подписанные оригиналы через Почту России или любую другую курьерскую службу. После обработки вам возвращается ваш экземпляр документа с подписью второй стороны.

Адрес отправки оригиналов: 107031, г. Москва, ул. Петровка, 19/4, телефон: 8 903 779 20 81, АО «АГИМА ИНТЕРАКТИВ» или ООО «АГИМА ПРОДАКШН».

Перед отправкой оригиналов пройдитесь по чек-листу.

Чеклист самопроверки

Самые частые причины задержек
  • Реестр подготовлен поздноСогласуйте внутренний регламент, чтобы не ждать дополнительных напоминаний после дедлайна.
  • Реестр не согласованНедостаточно заполнить файл: нужно пройти проверку по каждому тикету и убедиться, что работа принята.
  • Есть расхождения в суммахДополнительный бюджет должен быть зафиксирован в тикете, иначе придется искать источник расхождения.
  • Оригиналы заполнены невнимательноЧаще всего дополнительные итерации возникают из-за ошибок в реквизитах, ответственных и деталях документов.

Частые вопросы и ответы

Почему согласование реестра может продлиться до 21-го числа?

У AGIMA много контрагентов, и реестры проверяются последовательно. Срок до 21-го числа — гарантированный период, в течение которого все реестры будут разобраны.

Почему мы должны делать реестр проектов?

Реестр проектов — самый быстрый и надежный способ согласовать выполненный объем работ.

Зачем нужен документ «отчет»?

Отчет подробно описывает оказанные услуги и экономически обосновывает суммы в акте. В акте формулировки обычно общие, а в отчете фиксируются задачи, результат и стоимость оказанных услуг.

Почему AGIMA не готовит эти документы за нас?

Если бы AGIMA готовила документы за всех подрядчиков, срок подготовки занимал бы несколько месяцев.